Как правильно подготовить груз к международной перевозке

Международная перевозка начинается не с момента отправления автомобиля, контейнера или самолета, а с правильной подготовки самого груза. От качества упаковки, точности данных о весе и габаритах, маркировки и готовности документов зависят стоимость доставки, безопасность товара и возможность его беспрепятственной обработки на складах, терминалах и таможне.

Особенно важна подготовка при длинных международных маршрутах. За время доставки груз может несколько раз перегружаться, перемещаться погрузчиком, находиться на складе консолидации, перевозиться автомобилем, поездом и морским судном.

Упаковка, которая подходит для хранения товара на складе производителя, не всегда подходит для международной транспортировки.

Поэтому перед отправкой необходимо учитывать не только характеристики продукции, но и весь предполагаемый маршрут.

Разберемся, как подготовить груз к международной перевозке и какие сведения желательно предоставить логистической компании еще на этапе расчета доставки.

Почему подготовка груза так важна

Неправильная подготовка способна привести сразу к нескольким проблемам.

Это может быть:

• повреждение товара;
• нарушение упаковки;
• увеличение стоимости перевозки;
• необходимость переупаковки;
• задержка на складе или терминале;
• невозможность погрузки выбранным способом;
• расхождения между фактическими параметрами и документами;
• проблемы при таможенном оформлении.

Например, клиент сообщает логистической компании, что партия занимает 5 м³. На основании этого рассчитывается сборная перевозка.

После забора выясняется, что фактический объем составляет 7,5 м³.

Это уже существенно меняет количество занимаемого грузового пространства и может привести к пересчету стоимости.

Поэтому подготовка — это одновременно вопрос безопасности и правильного планирования логистики.

Шаг 1. Определите точное наименование груза

Первое, что нужно сделать, — точно определить, что именно будет перевозиться.

Для предварительного запроса недостаточно написать:

«оборудование»

или

«запчасти».

Чем точнее описание, тем лучше.

Например:

электрический двигатель для промышленного оборудования

дает логисту значительно больше информации, чем просто слово «оборудование».

Особенно важно точное описание для:

• химической продукции;
• аккумуляторов;
• жидкостей;
• электроники;
• оборудования с маслами;
• опасных грузов;
• продуктов питания;
• медицинских товаров.

Характер продукции может влиять на выбор транспорта, требования перевозчика и перечень документов.

Шаг 2. Выберите подходящую транспортную упаковку

Основная задача упаковки — защитить товар на протяжении всего маршрута.

Необходимо учитывать возможные:

• удары;
• вибрации;
• давление;
• перемещения;
• перегрузки;
• изменение влажности;
• изменение температуры;
• складское хранение.

Упаковка подбирается в зависимости от характеристик товара.

Картонные коробки

Коробки широко используются для относительно легких товаров.

Они подходят для:

• одежды;
• обуви;
• небольших комплектующих;
• потребительских товаров;
• отдельных видов электроники;
• других компактных грузов.

Для международной перевозки важно, чтобы коробки выдерживали предполагаемую нагрузку.

Если несколько коробок устанавливаются друг на друга, нижние не должны деформироваться под весом верхних.

Паллеты

Паллетирование значительно упрощает складскую обработку.

Коробки или другие грузовые единицы размещаются на поддоне и фиксируются.

Паллету можно перемещать погрузчиком или гидравлической тележкой, что уменьшает количество ручных операций.

При паллетировании необходимо следить, чтобы груз был устойчивым и надежно закрепленным.

Деревянные ящики

Для оборудования, приборов, хрупких и дорогостоящих товаров могут использоваться деревянные ящики.

Они обеспечивают более высокую механическую защиту.

При международной перевозке деревянная упаковка в определенных случаях должна соответствовать фитосанитарным требованиям, поэтому использование древесины необходимо заранее согласовывать с учетом маршрута.

Обрешетка

Обрешетка позволяет дополнительно защитить товар от механических воздействий.

Она может использоваться для:

• оборудования;
• мебели;
• стеклянных изделий;
• техники;
• нестандартных грузов.

Необходимость обрешетки определяется исходя из характера продукции и условий перевозки.

Мешки и биг-бэги

Для некоторых видов сырья, сыпучих материалов и промышленной продукции применяются мешки и мягкие контейнеры типа Big Bag.

В таком случае необходимо учитывать массу каждого места, прочность упаковки и способ выполнения погрузочно-разгрузочных операций.

Шаг 3. Надежно закрепите груз

Даже прочная упаковка не поможет, если товар свободно перемещается внутри нее.

Свободное пространство внутри коробки или ящика желательно заполнить подходящими защитными материалами.

Могут использоваться:

• воздушно-пузырчатая пленка;
• пеноматериалы;
• картон;
• прокладки;
• защитные уголки;
• другие амортизирующие материалы.

Особенно тщательно необходимо фиксировать хрупкие изделия и оборудование.

При паллетировании отдельные коробки также должны быть надежно соединены в единую устойчивую грузовую единицу.

Шаг 4. Правильно сформируйте паллету

Паллетирование кажется простой операцией, но ошибки здесь встречаются регулярно.

Желательно соблюдать несколько принципов.

Груз не должен выступать за края паллеты без необходимости.

Выступающие коробки легче повредить при складской обработке.

Кроме того, фактические размеры такой паллеты становятся больше размеров самого поддона.

Тяжелые коробки размещаются ниже.

Легкие и менее прочные — выше.

Конструкция должна быть устойчивой.

Паллета не должна наклоняться или разваливаться при перемещении.

Груз необходимо зафиксировать.

Для этого может использоваться стрейч-пленка, упаковочная лента и другие средства фиксации.

Шаг 5. Уточните возможность штабелирования

Для логистической компании очень важно знать, можно ли устанавливать на груз другие паллеты или упаковочные единицы.

Если можно, груз считается штабелируемым.

Если нельзя — нештабелируемым.

Почему это важно?

Представим паллету высотой один метр.

Физически товар занимает 1 м³, но сверху нельзя размещать другой груз.

В автомобиле или контейнере над этой паллетой может оставаться значительное неиспользуемое пространство.

Для сборной перевозки это особенно существенно.

Поэтому при запросе необходимо сообщить логисту, допускается ли размещение других грузов сверху.

Шаг 6. Измерьте габариты после упаковки

Одна из распространенных ошибок — сообщать размеры самого товара, а не подготовленного грузового места.

Для логистики имеют значение финальные транспортные габариты.

Если оборудование имеет размер:

100 × 70 × 80 см,

а после установки на паллету и изготовления защитной обрешетки получилось:

120 × 90 × 110 см,

для расчета используются вторые значения.

Размер каждого места обычно передается в формате:

длина × ширина × высота.

Например:

120 × 80 × 150 см — 4 паллеты.

Шаг 7. Определите точный вес груза

Для перевозки необходим вес брутто — масса товара вместе с транспортной упаковкой.

Если само оборудование весит 800 кг, а деревянная упаковка и поддон добавляют еще 70 кг, фактический вес грузового места составит 870 кг.

Именно его следует учитывать при организации перевозки.

Если мест несколько, желательно предоставить:

• вес каждого места;
• общий вес партии.

Особенно важно знать точную массу тяжелого оборудования и нестандартных грузов.

Шаг 8. Рассчитайте объем

Объем груза рассчитывается на основании его внешних размеров.

Для прямоугольного грузового места используется простая формула:

длина × ширина × высота = объем.

Например:

1,2 м × 0,8 м × 1,5 м = 1,44 м³.

Если таких паллет четыре:

1,44 × 4 = 5,76 м³.

Однако при реальном расчете перевозки дополнительно учитывается характер размещения груза, возможность штабелирования и правила тарификации конкретного транспорта.

Поэтому точные размеры каждого места все равно следует передать логистической компании.

Шаг 9. Нанесите маркировку

Маркировка помогает идентифицировать груз при складской и транспортной обработке.

На упаковке могут указываться:

• отправитель;
• получатель;
• номер заказа;
• номер грузового места;
• количество мест;
• масса;
• пункт назначения;
• специальные знаки обращения с грузом.

Для некоторых товаров используется дополнительная обязательная маркировка.

Например, если продукция относится к опасным грузам, требования будут значительно строже и зависят от класса опасности и используемого транспорта.

Манипуляционные знаки

На упаковке могут размещаться знаки, указывающие правила обращения с товаром.

Например:

«Хрупкое»

«Беречь от влаги»

«Верх»

«Не штабелировать»

Однако наличие наклейки не заменяет качественную упаковку.

Надпись «Хрупкое» не защитит оборудование от повреждения, если оно свободно перемещается внутри слабой картонной коробки.

Шаг 10. Проверьте документы

Подготовка груза включает не только физическую упаковку.

До отправки необходимо проверить коммерческую и сопроводительную документацию.

В международной перевозке могут потребоваться:

• контракт;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• сертификаты;
• декларации соответствия;
• документы о происхождении;
• разрешительная документация;
• транспортные документы;
• документы на специальные категории товаров.

Особенно важно, чтобы фактические характеристики груза соответствовали информации в документах.

Если в Packing List указано 10 мест, а фактически передано 11, ситуацию необходимо исправить до отправки.

Что должно быть указано в Packing List

Упаковочный лист — один из основных документов при подготовке международной партии.

В нем могут указываться:

• наименование товара;
• количество единиц;
• количество грузовых мест;
• тип упаковки;
• вес нетто;
• вес брутто;
• размеры;
• объем;
• содержимое отдельных мест.

Для сложных партий подробный Packing List значительно упрощает идентификацию груза.

Особенности подготовки хрупкого груза

Стекло, приборы, электроника и другое чувствительное оборудование требуют усиленной защиты.

Необходимо учитывать не только внешние удары, но и вибрацию.

Для таких товаров могут применяться:

• жесткая внешняя упаковка;
• амортизирующие материалы;
• индивидуальная фиксация;
• влагозащита;
• обрешетка;
• деревянные ящики.

При необходимости следует заранее сообщить логистической компании, что груз является хрупким.

Подготовка оборудования

Промышленное оборудование может иметь ряд особенностей.

Перед перевозкой необходимо проверить:

• массу;
• центр тяжести;
• точки крепления;
• выступающие элементы;
• наличие жидкостей;
• наличие аккумуляторов;
• возможность кантования;
• требования производителя к транспортировке.

Подвижные элементы желательно зафиксировать.

Выступающие и уязвимые детали необходимо защитить.

Если оборудование имеет нестандартные размеры или большой вес, логисту необходимо предоставить техническую информацию до организации транспорта.

Подготовка груза с аккумуляторами

Наличие аккумулятора способно существенно повлиять на перевозку.

Особенно это относится к литиевым батареям.

Необходимо сообщить логистической компании:

• тип аккумулятора;
• его характеристики;
• установлен ли он внутри оборудования;
• перевозится ли отдельно;
• количество батарей.

В зависимости от вида транспорта могут действовать специальные требования к упаковке, маркировке и документации.

Поэтому скрывать наличие аккумулятора в товаре нельзя.

Подготовка жидкостей и химической продукции

Для жидкостей необходимо обеспечить герметичность упаковки и защиту от протекания.

Для химической продукции может потребоваться дополнительная информация, включая SDS — паспорт безопасности.

Логисту следует сообщить точное наименование вещества или продукта.

По документации определяется возможность перевозки выбранным транспортом и наличие специальных требований.

Подготовка опасного груза

Если товар классифицируется как опасный, к его подготовке предъявляются специальные требования.

Они могут касаться:

• упаковки;
• маркировки;
• транспортной документации;
• транспортного средства;
• совместимости с другими товарами;
• условий погрузки.

Требования отличаются в зависимости от вида транспорта.

Поэтому классификацию груза необходимо определить до отправки.

Подготовка негабаритного груза

Если размеры или масса груза выходят за стандартные параметры, перевозка требует отдельного планирования.

Логистической компании могут понадобиться:

• точные габариты;
• масса;
• чертеж;
• фотографии;
• точки строповки;
• расположение центра тяжести;
• информация о возможности демонтажа отдельных элементов.

Чем раньше будут получены эти данные, тем точнее можно подобрать транспорт и способ погрузки.

Нужно ли делать фотографии груза

Фотографии крайне полезны при подготовке международной перевозки.

Особенно желательно предоставить фото:

• самого товара;
• упаковки;
• груза после паллетирования;
• маркировки;
• нестандартных элементов;
• оборудования.

Фотография позволяет специалисту увидеть то, что сложно передать только цифрами.

Например, два грузовых места одинакового размера могут совершенно по-разному подходить для штабелирования.

Поэтому несколько фотографий иногда позволяют заранее избежать дополнительных вопросов.

Когда нужно взвешивать и измерять груз

Лучше всего делать это после окончательной упаковки.

До упаковки данные можно использовать для предварительного расчета.

Но перед фактической отправкой желательно уточнить параметры.

Особенно если использовались:

• паллеты;
• деревянные ящики;
• обрешетка;
• дополнительная защита.

Упаковка может заметно увеличить как массу, так и объем.

Как подготовить груз для сборной перевозки

При сборной доставке упаковка особенно важна.

Груз будет перевозиться вместе с партиями других клиентов и может проходить дополнительные складские операции.

Поэтому он должен:

• иметь надежную упаковку;
• быть промаркирован;
• иметь точные размеры;
• иметь известный вес;
• быть пригодным для складской обработки.

Также необходимо заранее указать, можно ли его штабелировать.

Как подготовить груз для морской перевозки

При морской доставке необходимо учитывать продолжительность маршрута и особенности контейнерной транспортировки.

Груз должен быть защищен от перемещения и соответствовать условиям перевозки.

Для чувствительной продукции дополнительно оцениваются риски, связанные с влажностью и изменением температуры.

Если используется деревянная упаковка, необходимо учитывать требования, действующие для международного перемещения древесных упаковочных материалов.

Как подготовить груз для авиаперевозки

Для авиации особенно важны точные:

• размеры;
• вес;
• характеристики товара.

Даже небольшое изменение габаритов способно повлиять на расчет объемного веса.

Также действуют строгие требования к отдельным категориям грузов, включая аккумуляторы, жидкости и опасные вещества.

Поэтому характеристики товара следует сообщать до бронирования перевозки.

Какие данные отправить логистической компании

Чтобы специалист мог рассчитать и организовать международную перевозку, подготовьте следующую информацию:

Маршрут: откуда и куда необходимо доставить товар.

Наименование: что именно перевозится.

Количество мест: коробки, паллеты, ящики и т. д.

Размеры: длина × ширина × высота каждого места.

Вес: вес брутто.

Объем: если он уже рассчитан.

Упаковка: коробки, паллеты, ящики, обрешетка.

Штабелирование: можно или нельзя устанавливать сверху другие грузы.

Особенности: хрупкий, опасный, температурный, негабаритный груз и т. д.

Incoterms: условия поставки.

Фотографии: желательно приложить к запросу.

Пример правильно подготовленного запроса

Вместо:

«Нужно привезти оборудование из Китая. Сколько стоит?»

лучше написать:

Груз: промышленное оборудование
Отправление: Сучжоу, Китай
Назначение: Москва
Количество: 3 деревянных ящика
Размеры: 120 × 100 × 110 см каждый
Вес: 450 кг каждый, общий вес 1 350 кг
Штабелирование: запрещено
Опасный груз: нет
Условия: EXW
Дополнительно: фотографии упаковки прилагаются.

Такой запрос позволяет гораздо быстрее перейти к реальному расчету перевозки.

Типичные ошибки при подготовке груза

На практике чаще всего встречаются следующие проблемы:

Указан вес товара без упаковки.

После упаковки фактическая масса оказывается больше.

Переданы размеры товара, а не грузового места.

Обрешетка или паллета увеличивает объем.

Не указано, что груз нельзя штабелировать.

Это выясняется только на складе.

Используется недостаточно прочная упаковка.

Особенно опасно при длинных маршрутах и сборной доставке.

Не сообщается наличие аккумуляторов или жидкостей.

Это может изменить условия перевозки.

Фактическое количество мест не соответствует Packing List.

Документы приходится корректировать.

Большую часть таких проблем можно устранить еще до забора груза.

Подготовка международной перевозки с WorldLogicLine

WorldLogicLine организует международные автомобильные, морские, железнодорожные, авиационные и мультимодальные перевозки грузов.

Для подбора подходящей схемы специалистам необходимо заранее понимать характеристики товара и его транспортной упаковки.

Перед расчетом желательно предоставить наименование продукции, маршрут, количество мест, вес, размеры, тип упаковки и фотографии.

Для нестандартных, опасных, хрупких и других специальных грузов может потребоваться дополнительная информация.

Чем точнее характеристики известны до отправки, тем проще правильно подобрать транспорт, рассчитать стоимость и организовать перевозку.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли упаковывать груз для международной перевозки?

Да. Упаковка должна соответствовать характеристикам товара и условиям предполагаемого маршрута. Заводской упаковки в некоторых случаях может быть недостаточно.

Что указывать логисту: вес нетто или брутто?

Для организации перевозки особенно важен вес брутто — масса товара вместе с транспортной упаковкой.

Когда измерять груз?

Финальные размеры желательно измерять после завершения упаковки и паллетирования.

Что значит нештабелируемый груз?

Это груз, сверху которого нельзя размещать другие грузовые места. Такая особенность может влиять на использование транспортного пространства и стоимость доставки.

Нужно ли указывать размеры каждой паллеты?

Да, особенно если паллеты отличаются друг от друга. Если все места одинаковые, можно указать размеры одного места и общее количество.

Зачем логистической компании фотографии?

По фотографии можно оценить тип упаковки, особенности груза, возможность штабелирования и другие параметры, которые сложно полностью описать словами.

Можно ли отправлять груз без паллеты?

Это зависит от товара и выбранной схемы перевозки. Некоторые грузы можно перевозить в коробках или другой упаковке, для других паллетирование желательно или необходимо.

Нужно ли сообщать о батарее внутри оборудования?

Да. Наличие аккумуляторов, особенно литиевых, необходимо сообщать заранее, поскольку для их перевозки могут действовать специальные требования.

Кто отвечает за упаковку груза?

Это зависит от условий сделки и договоренностей сторон. В любом случае до начала перевозки необходимо убедиться, что упаковка соответствует характеру товара и предполагаемому маршруту.

Что делать, если точные размеры груза пока неизвестны?

Для первоначальной оценки можно предоставить предварительные параметры. Перед фактической отправкой размеры и вес желательно уточнить после окончательной упаковки.