Какие документы нужны для международной перевозки груза

Международная перевозка груза начинается задолго до того, как автомобиль выезжает со склада, контейнер отправляется в порт или груз передается авиакомпании. Один из важнейших этапов подготовки — сбор и проверка документов.

От правильности оформления документации зависят возможность вывоза товара из страны отправления, прохождение границы, таможенное оформление и получение груза в пункте назначения. Ошибка в наименовании товара, количестве мест, весе, стоимости или коде товара может привести к дополнительным запросам, корректировке декларации и задержке доставки.

При этом единого комплекта документов, который подходил бы абсолютно для любой международной перевозки, не существует. Перечень зависит от страны отправления и назначения, вида транспорта, характеристик товара, условий сделки и требований таможенных органов.

Разберемся, какие документы чаще всего используются при международной перевозке грузов и для чего каждый из них нужен.

Основные документы для международной перевозки груза

Условно документацию можно разделить на несколько групп:

• коммерческие документы;
• транспортные документы;
• таможенные документы;
• разрешительные документы;
• документы на конкретный товар.

Часть документов предоставляет продавец или производитель, часть оформляет перевозчик, экспедитор или транспортная линия, а документы для таможенного оформления могут подготавливаться совместно с таможенным представителем.

Поэтому при организации международной доставки важно заранее определить не только маршрут и транспорт, но и необходимый комплект документации.

Внешнеторговый контракт

Внешнеторговый контракт — один из основных документов при международной торговле. Он заключается между продавцом и покупателем и определяет условия сделки.

В контракте могут указываться:

• стороны сделки;
• наименование и характеристики товара;
• количество товара;
• стоимость;
• валюта расчетов;
• условия оплаты;
• сроки поставки;
• ответственность сторон;
• условия поставки по Incoterms;
• порядок приемки товара.

Именно условия контракта во многом определяют дальнейшую организацию перевозки.

Например, условия Incoterms позволяют установить, на каком этапе расходы и риски переходят от продавца к покупателю и какая сторона отвечает за определенные операции в рамках поставки.

Коммерческий инвойс

Commercial Invoice, или коммерческий инвойс, — один из ключевых документов практически в любой международной поставке.

Инвойс выставляется продавцом покупателю и содержит основные сведения о товаре и стоимости сделки.

Как правило, в нем указываются:

• продавец;
• покупатель;
• номер и дата документа;
• наименование товара;
• количество;
• цена за единицу;
• общая стоимость;
• валюта;
• страна происхождения;
• условия поставки;
• реквизиты сторон.

Информация в инвойсе должна соответствовать другим документам на поставку.

Например, если в инвойсе указано одно количество товара, а в упаковочном листе другое, такое расхождение может вызвать вопросы при таможенном оформлении.

Поэтому перед отправкой груза документы желательно проверять не по отдельности, а как единый комплект.

Упаковочный лист

Packing List, или упаковочный лист, содержит подробную информацию о том, как сформирована конкретная партия.

Если коммерческий инвойс в первую очередь отражает стоимость товара, упаковочный лист описывает физические характеристики отправления.

В нем обычно указываются:

• количество грузовых мест;
• вид упаковки;
• содержимое каждого места;
• вес нетто;
• вес брутто;
• размеры;
• объем;
• маркировка грузовых мест.

Например, партия может состоять из 20 коробок, размещенных на двух паллетах. Эта информация имеет значение не только для таможни, но и непосредственно для перевозчика.

Вес и габариты влияют на подбор автомобиля, контейнера или другого транспорта и могут использоваться при расчете стоимости перевозки.

Транспортные документы

Конкретный транспортный документ зависит от того, каким способом перевозится груз.

CMR при автомобильной перевозке

При международных автомобильных перевозках широко применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

В ней указываются сведения об отправителе, получателе, перевозчике, грузе, количестве мест и маршруте перевозки.

CMR сопровождает груз при автомобильной международной доставке и подтверждает принятие груза перевозчиком.

Коносамент при морской перевозке

При морских перевозках одним из основных документов является Bill of Lading (B/L) — коносамент.

Он содержит информацию об отправителе, получателе, судоходной линии, портах отправления и назначения, контейнере и перевозимом грузе.

В зависимости от схемы перевозки и оформления могут использоваться различные формы коносаментов.

Поэтому при контейнерной морской доставке особенно важно заранее согласовать, каким образом будет оформлена перевозка и какие данные необходимо предоставить транспортной линии.

Железнодорожная накладная

При международных железнодорожных перевозках применяются соответствующие железнодорожные накладные.

Формат документа зависит в том числе от стран, через которые проходит маршрут, и применяемой системы международного железнодорожного сообщения.

Железнодорожная накладная содержит информацию об отправителе, получателе, станции отправления и назначения, характеристиках груза и перевозке.

Авианакладная

Для авиаперевозок используется Air Waybill (AWB).

В документе отражаются сведения об отправителе и получателе, аэропортах отправления и назначения, количестве мест, весе и характеристиках груза.

При авиационной доставке требования к документации особенно важны, поскольку груз проходит процедуры обработки в аэропортах и должен соответствовать требованиям авиаперевозчика.

Таможенная декларация

Международное перемещение товаров обычно связано с прохождением таможенных процедур.

Для декларирования товара таможенному органу предоставляются сведения о:

• товаре;
• отправителе и получателе;
• стоимости;
• стране происхождения;
• количестве;
• весе;
• коде ТН ВЭД;
• условиях поставки;
• транспортных расходах;
• других характеристиках сделки.

На основании этих и других данных производится таможенное оформление и рассчитываются соответствующие таможенные платежи.

Особое значение имеет правильное определение кода ТН ВЭД. От классификации товара могут зависеть ставки таможенных платежей, необходимость получения сертификатов, деклараций соответствия и других разрешительных документов.

Сертификат происхождения товара

Для некоторых поставок может потребоваться документ, подтверждающий страну происхождения товара.

Необходимость такого документа зависит от товара, страны происхождения, страны назначения и применяемого торгового режима.

Сертификат происхождения не следует путать с документами, подтверждающими качество или соответствие продукции требованиям технических регламентов. У этих документов разные задачи.

Сертификаты и декларации соответствия

В зависимости от категории продукции для ее ввоза и последующей реализации могут потребоваться документы, подтверждающие соответствие установленным требованиям.

Это могут быть сертификаты соответствия, декларации соответствия и другие предусмотренные законодательством документы.

Необходимость их получения определяется по конкретному товару и коду ТН ВЭД.

Поэтому проверять разрешительную документацию желательно до отправки груза, а не после его прибытия на границу или таможенный терминал.

Документы на отдельные категории грузов

Некоторые товары требуют дополнительного комплекта документов.

Это особенно актуально при перевозке:

• опасных грузов;
• химической продукции;
• продуктов питания;
• растений и продукции растительного происхождения;
• животных и продукции животного происхождения;
• медицинской продукции;
• оборудования;
• аккумуляторов;
• товаров, содержащих жидкости;
• отдельных видов электроники.

Например, для химической продукции и опасных грузов может потребоваться паспорт безопасности SDS (Safety Data Sheet).

Для определенных товаров могут потребоваться фитосанитарные, ветеринарные и другие документы.

Поэтому перечень документов всегда следует определять применительно к конкретному грузу.

Какие данные нужно передать логистической компании

Чтобы логистическая компания могла предварительно оценить возможность перевозки, подобрать маршрут и рассчитать стоимость доставки, клиенту желательно предоставить максимально полную информацию о грузе.

Обычно необходимы:

• наименование товара;
• страна и город отправления;
• страна и город назначения;
• вес;
• объем;
• количество грузовых мест;
• размеры упаковки;
• стоимость товара;
• вид упаковки;
• условия Incoterms;
• информация об особых свойствах груза.

Если имеется готовый инвойс и упаковочный лист, их также можно передать специалисту для предварительной проверки данных, необходимых для организации перевозки.

Чем точнее исходная информация, тем точнее можно подобрать схему доставки и предварительно рассчитать расходы.

Почему документы лучше проверять до отправки груза

Одна из распространенных ошибок — сначала организовать отправку, а вопросы с документацией решать уже по ходу перевозки.

Для международной логистики такой подход создает дополнительные риски.

Представим ситуацию: контейнер уже отправлен, но после прибытия выясняется, что для ввоза конкретного товара необходим разрешительный документ, который заранее не был оформлен.

В результате могут возникнуть дополнительные расходы на хранение контейнера или груза, простой транспорта и проведение необходимых процедур.

Именно поэтому проверка документов должна быть частью подготовки международной перевозки.

На что обратить внимание перед отправкой

Перед передачей груза перевозчику рекомендуется проверить соответствие информации во всех документах.

Особое внимание стоит обратить на:

Наименование товара. Оно должно позволять однозначно определить, что именно перевозится.

Количество. Данные в инвойсе, упаковочном листе и других документах не должны противоречить друг другу.

Вес. Следует проверить вес нетто и брутто.

Стоимость. Стоимость товара и валюта сделки должны быть указаны корректно.

Отправителя и получателя. Названия компаний, адреса и другие реквизиты необходимо проверять на ошибки.

Условия поставки. Указанные условия Incoterms должны соответствовать договоренностям между продавцом и покупателем.

Код ТН ВЭД. Классификация товара должна соответствовать его характеристикам.

Разрешительные документы. Если для ввоза товара необходимы сертификаты, декларации или другие документы, вопрос их оформления необходимо решить заранее.

Кто оформляет документы при международной перевозке

Не всю документацию клиент должен оформлять самостоятельно.

Коммерческие документы обычно готовят участники внешнеторговой сделки. Транспортные документы оформляются с участием перевозчика, экспедитора, морской линии, железнодорожного оператора или авиакомпании.

Для прохождения таможенных процедур могут привлекаться специалисты по таможенному оформлению.

Задача логистической компании в рамках комплексной организации доставки — связать отдельные этапы перевозки в единую схему и заранее определить, какая информация и документация потребуются для выбранного маршрута.

Документы зависят от способа перевозки

Комплект документов для доставки контейнера морем из Китая и, например, автомобильной перевозки товара из Европы будет отличаться.

То же самое касается авиационных и железнодорожных перевозок.

Поэтому сначала необходимо определить:

что перевозим → откуда → куда → каким транспортом → на каких условиях.

После этого можно формировать конкретный перечень документов.

Если перевозка мультимодальная и в маршруте используется несколько видов транспорта, количество задействованных транспортных документов также может увеличиваться.

Как избежать проблем с документами

Главное правило — заниматься документацией до начала перевозки.

Не стоит ориентироваться только на комплект документов, который использовался для предыдущей поставки. Даже похожий товар может иметь другой код ТН ВЭД или подпадать под дополнительные требования.

Также могут измениться маршрут, страна происхождения, производитель, получатель или условия поставки.

Поэтому каждую новую международную поставку желательно рассматривать отдельно.

Организация международной перевозки с WorldLogicLine

WorldLogicLine организует международные перевозки грузов автомобильным, морским, железнодорожным и авиационным транспортом, а также мультимодальные перевозки.

При подготовке доставки специалисты компании помогают определить оптимальную логистическую схему с учетом страны отправления и назначения, характеристик груза, сроков и требований к перевозке.

Для предварительного расчета доставки необходимо предоставить информацию о грузе, пункте отправления и назначения, весе, объеме и характере товара. На основании этих данных можно определить подходящий способ перевозки и перечень информации, необходимой для дальнейшей организации доставки.

Часто задаваемые вопросы

Какой главный документ нужен для международной перевозки?

Одного универсального документа не существует. Обычно используется комплект коммерческих, транспортных и таможенных документов. Его состав зависит от товара, маршрута и вида транспорта.

Нужен ли инвойс для международной перевозки?

Коммерческий инвойс является одним из основных документов во внешнеторговых поставках. Он содержит информацию о продавце, покупателе, товаре, количестве и стоимости.

Чем Packing List отличается от Invoice?

Invoice содержит прежде всего коммерческую информацию о поставке и стоимости товара. Packing List описывает упаковку: количество мест, вес, размеры, содержимое упаковочных единиц и другие физические характеристики партии.

Какие документы нужны для автомобильной перевозки?

Комплект зависит от конкретной поставки. При международной автомобильной перевозке одним из основных транспортных документов является CMR. Кроме нее используются коммерческие и необходимые таможенные документы.

Какие документы нужны для морской перевозки?

При морской перевозке используются коммерческие документы и транспортная документация, в том числе коносамент (Bill of Lading). Конкретный комплект определяется условиями поставки и характеристиками товара.

Можно ли отправить груз, если не готовы все документы?

Это зависит от того, какого именно документа не хватает и на каком этапе он требуется. Однако отправка без предварительной проверки документации может привести к задержкам и дополнительным расходам. Поэтому необходимые документы рекомендуется определить до начала перевозки.

Кто должен заниматься таможенным оформлением?

Обязанности сторон зависят от условий сделки и выбранной схемы поставки. Для выполнения таможенных формальностей может привлекаться таможенный представитель.

Когда лучше начинать подготовку документов?

Оптимально заниматься документацией одновременно с планированием перевозки. Это позволяет заранее выявить требования к конкретному товару и избежать ситуации, когда груз уже находится в пути, а необходимого документа еще нет.